HR4u:
Die Universität Wien, eine der ältesten und größten Universitäten Europas, realisierte mit Jahreswechsel 2021/2022 ein Mammutprojekt der Digitalisierung: Ihr gesamtes Personalmanagementsystem wurde von ‚analog-softwareunterstützt‘ auf digital umgestellt. Dieses Unterfangen bedurfte strategischer, technologischer und personeller Höchstleistungen. Unter dem Projekttitel ‚HR4u:‘ arbeitete ein engagiertes Projektteam an zahlreichen Teilprojekten, die für eine reibungslose Systemumstellung notwendig waren.
Seit Einführung des neuen Systems können Mitarbeiter*innen der Universität Wien selbstständig zahlreiche Anträge elektronisch erfassen, wie z.B. tägliche Arbeitszeiten, Krank- und Gesundmeldungen, Abwesenheiten (Erholungsurlaube, Pflegefreistellungen etc.), Dienstreisen (Anträge und Abrechnungen) oder veränderte Personendaten. Auch entsprechende Genehmigungsprozesse durch Führungskräfte erfolgen digital. All dies kann über den PC oder mobile Endgeräte geschehen. Das Personalmanagementsystem läuft somit einfacher, nachvollziehbarer, schneller und transparenter. Und: Die wichtigsten Prozesse funktionieren papierlos!
Projektbeschreibung
… bewährte Strukturen erhalten
Unter dem Projekttitel ‚HR4u:‘ trat das Personalmanagement der Universität Wien ins digitale Zeitalter ein: Sämtliche universitäre Personalprozesse wurden mit diesem Projekt auf ein modernes, einheitliches und anwendungsorientiertes digitales System (SAP-HCM) umgestellt.
Ausgangssituation - Was steckt hinter dem Begriff HR4u:?
An Österreichs größter Universität, der Universität Wien, sind rund 10.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt, mit diversen vertraglichen Strukturen. Dass dem Aspekt des Personalmanagements hierbei eine gleichermaßen essentielle und komplexe Rolle zukommt, liegt auf der Hand. Im Jahr 2019 nahm die Digitalisierung der universitären Personalprozesse unter dem Projekttitel ‚HR4u:‘ (Human Resources for You) richtig Fahrt auf.
Das bis Ende 2021 in Verwendung stehende System zur Verwaltung aller Personaldaten war ein universitätsintern entwickeltes System. Dieses war lange Zeit im Einsatz und es leistete gute Dienste. Es gelangte aber an seine Kapazitätsgrenzen. Dementsprechend bedurfte es einer innovativen IT-Infrastruktur, mit der von nun an State-of-the-Art Neuerungen umgesetzt werden konnten. Die Leitung der Universität Wien entschied sich nach einem umfassenden Beratungs- und Vergabeprozess für eine SAP-HCM-Lösung.
ZIEL - Diversifizierte und komplexe Prozesse sollen effizienter und klarer verlaufen
Das Rektorat der Universität Wien initiierte das Projekt ,HR4u:‘ als Teil seiner umfassenden Digitalisierungsstrategie. Das Projekt war dem Ziel verpflichtet, eine vereinheitlichende, transparente, flexibel handhabbare und Benutzer*innen-freundliche Human Resources-IT Lösung zu entwickeln und einzuführen. Diese Lösung hatte den vielschichtigen Dimensionen des universitären Personalmanagements der Universität Wien gerecht zu werden.
Mit der Systemumstellung wurden Prozesse – wie die Erfassung von täglichen Arbeitszeiten, Krank- und Gesundmeldungen, Abwesenheiten (Erholungsurlaube, Pflegefreistellungen etc.), Dienstreisen (Anträge und Abrechnungen) oder veränderte Personendaten – modernisiert und zugleich um neue Funktionalitäten erweitert. Auch entsprechende Genehmigungsprozesse durch Führungskräfte wurden digitalisiert. All dies kann nunmehr über den PC oder mobile Endgeräte geschehen. Mitarbeiter*innen der Universität Wien können so beispielsweise ihre Urlaube von daheim aus beantragen. Eine moderne Oberfläche vereinfacht dabei sämtliche Abläufe. Das Personalmanagementsystem läuft somit einfacher, nachvollziehbarer, schneller und transparenter.
STATUS QUO - Go-Live am 1. Januar 2022 und Festigung neuer Routinen
Eine SAP-Systemumstellung im Personalwesen kann aus Gründen der Steuer- und Sozialversicherungssystematik immer nur mit dem Stichtag eines 1. Januars erfolgen. Gelingt die erwünschte Umstellung technisch nicht, muss sie um ein Jahr verschoben werden. Mit anderen Worten: Diese ‚kalendarische Anforderung‘ verlangt nach einer Punktlandung, der eine straffe Planung, allerdings mit ausreichend Spielraum, vorausgehen muss. Die Migration aller vorhandener Personaldaten muss beispielsweise zu einem Zeitpunkt geschehen, der kurz vor besagtem Stichtag liegt, der aber noch hinreichend viele Tests auf Korrektheit zulässt.
In der letzten heißen Phase durften sich die Projektbeteiligten also keine Fehler erlauben, und das ging weit über die technische Dimension hinaus. Neben einem ausgeklügelten Projekt Management brauchte es auch ein zielgruppenspezifisches Change Management, welches das Projekt über die gesamte Laufzeit zu begleiten hatte sowie die Diversität und vorhandenen Ressourcen der Mitwirkenden berücksichtigen musste. Schließlich waren alle involvierten Mitarbeiter*innen der Universität Wien neben dem Projekteinsatz nach wie vor für deren ‚eigentliche Aufgaben‘ verantwortlich.
Die SAP-Systemumstellung der Universität Wien vollzog sich mit dem Stichtag 1. Jänner 2022!
Ab der Systemumstellung galt es vor allem – neben einer parallel fortlaufenden Optimierung der Funktionalitäten sowie Einführung jener Funktionalitäten (SAP-Fiori Apps), die nicht zwingendermaßen mit 1. Jänner online gehen mussten – die neuen Abläufe und Prozesse bedacht zu begleiten. Ziel war und ist es, eine Festigung der neuen Routinen zu erlangen. Ein solches Ziel beinhaltet auch, entsprechende Information, Kommunikation, Schulungen oder Hilfe bei Herausforderungen bzw. Problemen in den Fokus zu stellen.
Zukünftige Entwicklungen
Die Universität Wien setzt auf ,schrittweisen Fortschritt‘ mit Qualität
Zum besagten Stichtag wurden die ersten zentralen universitären Personalprozesse umgestellt – das betraf vor allem die Thematik der Zeitwirtschaft sowie alle damit zusammenhängenden Funktionalitäten (SAP-Fiori Apps). Weitere neue Funktionalitäten wurden und werden sukzessive im Laufe von 2022/2023 eingeführt. Die Universität Wien setzt hier auf einen nachhaltigen Veränderungsprozess, mit welchem sich handelnde Akteur*innen anfreunden und letztlich auch identifizieren können.
Was Sie sonst noch interessieren könnte
Eine IT-Lösung dieser Größenordnung bedarf vieler Mitwirkender
Keine vorgefertigte Software kann derart komplexen Anforderungen gerecht werden, wie sie die Universität Wien mit sich bringt. Eine maßgeschneiderte Lösung war daher zentral, eine Lösung ‚von der Stange‘ wäre nicht möglich gewesen.
Eine erfolgreiche SAP-Systemumstellung im Personalwesen einer solchen Organisation bedarf dementsprechend vieler Mitwirkender. Das Projekt ‚HR4u:‘ war und ist eine Kooperation der Dienstleistungseinrichtung Personalwesen und Frauenförderung, des Zentralen Informatikdienstes sowie weiterer Bereiche/Fakultäten/Zentren, unter Einbindung externer Expertise und Auftragnehmer*innen.